Dobre wdrożenie ERP zaczyna się przed pierwszym spotkaniem. Im lepiej firma wie, jak dziś pracuje i czego oczekuje, tym trafniejsza będzie oferta i tym mniej niespodzianek w trakcie. Oto siedem rzeczy, które warto przygotować.
1. Jak dziś wygląda obieg zamówienia
Opisz drogę jednego zamówienia: skąd przychodzi, kto je przyjmuje, jak trafia do magazynu, kto wystawia fakturę, jak klient dostaje towar. Wystarczy kilka zdań albo prosty rysunek. To najszybszy sposób, żeby pokazać, jak działa firma.
2. Jakich systemów używacie
Program handlowy, księgowość, magazyn, sklep, marketplace'y, CRM, kurierzy, arkusze Excela. Zapisz też, które z nich mają zostać, a które nowy system ma zastąpić.
3. Co dziś najbardziej przeszkadza
Konkretne sytuacje są cenniejsze niż ogólne hasła. „Każde zamówienie z Allegro przepisujemy ręcznie” mówi więcej niż „chcemy usprawnić sprzedaż”.
4. Ile osób i działów będzie pracować w systemie
Liczba użytkowników, magazynów, oddziałów i firm w grupie wpływa i na wybór systemu, i na koszt licencji, i na czas wdrożenia.
5. Jakie dane trzeba przenieść
Kartoteki towarów i kontrahentów, stany magazynowe, rozrachunki, historia sprzedaży. Warto sprawdzić, w jakim są stanie. Porządki w danych przed wdrożeniem oszczędzają dużo pracy później.
6. Kto po stronie firmy prowadzi projekt
Wdrożenie potrzebuje osoby, która zna procesy, podejmuje decyzje i ma na to czas. Warto też ustalić, kto z każdego działu przetestuje system na swoich przykładach.
7. Termin i budżet
Nawet orientacyjne widełki pomagają zaproponować rozwiązanie na miarę firmy. Jeśli jest ważny termin, na przykład początek roku albo sezon, powiedz o nim od razu.
Szybki sposób na zebranie tego wszystkiego
Większość tych informacji zbierzesz, wypełniając nasz brief projektu. Zajmuje około 5 minut, a na pierwszej rozmowie nie zaczynamy od zera. Więcej o tym, jak prowadzimy wdrożenia, przeczytasz na stronie Wdrożenia ERP.