Połączenie sklepu internetowego z systemem ERP oszczędza najwięcej czasu, ale tylko wtedy, gdy przed startem jasno ustalimy, jakie dane i w którą stronę mają płynąć. Poniżej lista, od której zaczynamy każdą taką rozmowę.
Z ERP do sklepu
- Towary i ich opisy. Zwykle kartoteka towarów żyje w ERP, a sklep ją pobiera. Opisy marketingowe i zdjęcia bywają jednak prowadzone w sklepie, więc trzeba zdecydować, który system jest dla nich źródłem.
- Ceny. Cennik detaliczny, ceny promocyjne, a w B2B indywidualne ceny klientów. Warto ustalić, czy promocje ustawia się w ERP, czy w sklepie.
- Stany magazynowe. Najważniejsza i najczęściej zmieniająca się informacja. Im szybciej trafia do sklepu, tym mniejsze ryzyko sprzedaży towaru, którego nie ma.
- Statusy zamówień i numery przesyłek. Klient widzi w sklepie, że zamówienie zostało wysłane, i dostaje numer do śledzenia.
- Faktury. Coraz częściej klient oczekuje faktury do pobrania w swoim koncie w sklepie.
Ze sklepu do ERP
- Zamówienia z pozycjami, cenami, kosztami dostawy i wybraną formą płatności.
- Dane klientów, także dane do faktury, jeśli klient o nią prosi.
- Informacje o płatnościach, żeby w ERP było widać, co zostało opłacone.
- Zwroty i reklamacje, jeśli sklep je obsługuje.
Decyzje do podjęcia przed startem
- Który system jest źródłem prawdy dla danej informacji. Jeśli cenę można zmienić w obu miejscach, integracja będzie je nadpisywać nawzajem.
- Jak szybko dane mają płynąć. Stany warto przesyłać możliwie od razu, cenniki mogą raz dziennie.
- Jak rozpoznajemy te same towary. Wspólny kod, najlepiej EAN albo indeks z ERP, przypisany w obu systemach.
- Co z towarami, których nie ma w ERP, na przykład zestawami tworzonymi tylko w sklepie.
- Co się dzieje przy błędzie. Zamówienie, które nie weszło do ERP, musi być od razu widoczne, a nie odkryte po tygodniu.
Kilka sklepów i marketplace'ów
Jeśli sprzedajesz jednocześnie w kilku sklepach albo na Allegro i Amazonie, dochodzi jeszcze jedno: stany muszą schodzić wspólnie ze wszystkich kanałów. Przykład pełnej integracji sklepu z ERP, od zamówień po stany i dokumenty, opisujemy przy sklepie B2B na PrestaShop.